Comment les plateformes d’aide à la décision peuvent-elles aider les collectivités locales ?

Comment une mairie utilise-t-elle ses données à l’heure actuelle ?

L’analyse et l’assemblage de données est une tâche fastidieuse. Imaginons qu’un maire souhaite connaître les investissements de la ville en terme d’espaces verts. Typiquement, le Directeur Général en charge de l’urbanisme travaillera avec son service et le personnel du département financier pour rassembler les données, exécuter des requêtes ou produire des rapports venant du SI, puis assemblera manuellement les informations dans Excel. Enfin, il créera une présentation pour présenter ses réflexions.

Cet exemple illustre plusieurs inconvénients des processus traditionnels. Premièrement, seuls quelques fonctionnaires qualifiés sont formés pour exécuter des requêtes complexes sur les bases de données. Les autres employés municipaux comptent sur ce personnel qualifié, ce qui peut ralentir le fonctionnement de la mairie toute entière, les fonctionnaires du SI devant sans arrêt extraire des données au lieu de se concentrer sur d’autres tâches. Ces retards dissuadent les élus de demander autant de données que ce qu’ils souhaiteraient, ce qui réduit la quantité d’informations disponible au moment de la prise de décision.

Deuxièmement, les informations sont souvent fragmentées et stockées d’une manière qui rend difficile l’accès et le croisement des données. Il est difficile pour les équipes municipales d’agir de concert si chaque employé utilise des données différentes.

Troisièmement, il est difficile d’approfondir sa connaissance des données. Chaque observation, chaque découverte encourage les recherches : Un rapport budgétaire a révélé qu’un chantier a couté beaucoup plus cher que prévu. Vous voulez savoir pourquoi ? Si oui, vous devez déterminer si le chantier a simplement du retard ou si les fournisseurs ont facturé plus que prévu, ce qui soulèvera d’autres questions, et nécessitera de revenir aux données. Heureusement, de nouvelles plateformes telles que Mantic Data accélèrent cette recherche et permettent aux administrateurs de mieux comprendre leur territoire sans perdre de temps.

De nouveaux outils

Les collectivités locales adoptent rapidement les nouvelles technologies. De nombreuses collectivités reconnaissent l’importance du cloud et des outils de gestion intelligents. L’ouverture des données publiques s’accélère et de plus en plus d’administrations utilisent des plateformes basées dans le cloud pour mettre les informations à disposition des citoyens.

Cependant, la simple ouverture des données ne résoudra pas les problèmes que nous avons décrit si les anciens processus restent inchangés. Les collectivités qui cherchent à adopter des systèmes basés sur le cloud devraient choisir des technologies qui fournissent des solutions robustes d’aide à la décision et d’analyse de données, pas seulement des solutions d’Open Data.

À l’heure actuelle, les collectivités peuvent développer trois axes principaux grâce à des plateformes d’aide à la décision basées dans le cloud :

  • Découvrir les informations pertinentes rapidement
  • Prendre des décisions fondées sur des données
  • Partager et gérer l’information

Découvrir les informations pertinentes rapidement

Les solutions d’aide à la décision telles que Mantic permettent à tous les employés municipaux de produire rapidement des tableaux de bord et d’analyser des données sans dépendre de quelques experts qualifiés. L’automatisation de l’assemblage, du nettoyage et de l’harmonisation des données présente des avantages considérables. Tout d’abord, cela efface la difficulté technique d’accès aux données. Deuxièmement, le gain de temps lors de la production d’un rapport ou d’une présentation augmente le volume de données disponibles pour prendre des décisions. Troisièmement, des analyses rapides combinées à des outils puissants de filtrage et de d’approfondissement offrent de nouvelles perspectives sur les tendances clés et les opportunités stratégiques.

Les solutions d’aide à la décision permettent d’améliorer l’utilisation des données dans toute l’organisation en fournissant un accès aux données simple et facile à utiliser. Par exemple :

  • Les collectivités locales dépendent souvent des dotations pour le financement de leurs investissements. Les subventions sont souvent assorties d’obligations, par exemple la nécessité d’envoyer des rapports financiers mensuels ou trimestriels sur l’emploi de la subvention. Les solutions d’analyse de données simplifient ces rapports en automatisant la collecte et la mise en forme des données.

  • La section d’investissement du budget municipal comprend des investissements majeurs sur les infrastructures durables et est une importante responsabilité de la collectivité. Les gestionnaires de projet, généralement des ingénieurs civils, supervisent les projets, en s’assurant que la construction est conforme aux spécifications du contrat et au budget. Le financement provient souvent de nombreuses sources. Les gestionnaires de projet produisent périodiquement des rapports à l’intention de la direction, des fournisseurs, du conseil municipal et d’autres parties prenantes. Les solutions d’analyse de données permettent d’automatiser la production de ces rapports.

  • Les coûts de personnel représentent plus de 50% du budgets des communes. Les solutions d’aide à la décision peuvent s’intégrer avec les systèmes métiers RH et Finance pour que les coûts et les charges du personnel soient visibles au niveau de la mairie afin que les élus comprennent parfaitement comment le personnel est rémunéré.
    Les solutions d’analyse de données doivent également permettre aux utilisateurs d’afficher des jeux de données personnalisés conçus pour répondre à des questions spécifiques et aider les décideurs à prendre des décisions stratégiques. Voici quelques exemples d’informations qu’une ville pourrait obtenir en utilisant ses experts financiers et sa solution d’analyse de données comme une plate-forme de découverte et d’analyse :

  • Quelles sont les principales tendances de la rémunération des employés ?
    Les RH et le service financier utilisent des données sur la rémunération des employés pour déterminer comment le budget est réparti, comprendre les tendances de la paie par service, suivre les heures supplémentaires et donner un aperçu des négociations syndicales.

  • Comment la mairie peut-elle mieux cibler ses efforts de développement économique ?
    Les revenus fiscaux par secteur d’activité montrent quels secteurs produisent le plus de recettes fiscales, des informations qui peuvent être utiles pour décider quels secteurs promouvoir.

  • Combien la ville a-t-elle payé ses fournisseurs ?
    Les collectivités s’engagent auprès de centaines ou de milliers de fournisseurs et les administrateurs publics ont besoin de ces informations à portée de main. La ville peut générer des rapports pour suivre les dépenses et les contrats. Ces informations sont utiles pour comparer les fournisseurs, communiquer sur les dépenses municipales ou analyser des tendances du moment.

Comment découvrir les informations pertinentes

Générer des analyses pertinentes

Les administrateurs publics imaginent de nouvelles analyses après avoir assisté à une conférences, lu un article, discuté avec un collègue, ou par leur propre intuition. Les solutions d’analyses de données offrent un large éventail de types de rapports et de visualisations pour tenir compte de la diversité des besoins. Le personnel doit être en mesure de générer des analyses en utilisant des interfaces intuitives qui nécessitent peu ou pas de formation.

Générer des analyses au bon moment

Une solution d’analyse de données doit générer tous les rapports dont la mairie a besoin pour répondre à n’importe quelle question. Elle doit permettre d’approfondir rapidement une analyse sans avoir besoin de ré-exécuter toutes les requêtes.

Voir toutes les données

Les données financières contiennent énormément d’informations, mais rarement toute l’histoire. Les solutions d’analyse de données doivent être en mesure d’afficher des données non financières telles que les temps de réponse aux ambulances, les livres de bibliothèque en circulation, l’utilisation de l’eau et d’autres indicateurs importants dont les décideurs ont besoin pour gérer leur collectivité.

Prendre des décisions basées sur des données

Une ville de taille moyenne a énormément de données qui touchent à tous les domaines de la vie publique. Sans adopter une solution d’analyse de données basée dans le cloud, il est difficile de présenter rapidement les informations pertinentes aux élus. Il faut parfois plusieurs semaines pour obtenir les documents nécessaires au conseil municipal. Lorsque le rapport est enfin prêt, le conseil est peut-être passé à autre chose, et s’est résolu à prendre une décision basée sur des informations incomplètes.

Le processus budgétaire d’une collectivité est itératif. Chaque service demande des fonds et propose des projets à inclure dans le budget. Les équipes municipales examinent, révisent et hiérarchisent les recettes
et les dépenses jusqu’à ce que le conseil municipal adopte un budget final. Ce processus budgétaire touche tout le personnel municipal.

Les membres des équipes budgétaires sont chargés de préparer les demandes de leur service pour l’année suivante et se tenir au courant de la situation budgétaire. En s’intégrant avec les logiciels métiers, les plateformes d’aide à la décision présentent l’état d’avancement du budget global à chaque étape, afin que les parties prenantes comprennent clairement les décisions prises et leurs impacts.

Les administrateurs publics prennent quotidiennement des décisions qui affectent la vie des citoyens. Des données à jour améliorent la qualité de ces décisions. Les nouvelles technologies permettent aux élus d’accéder aux données de manière visuelle pour comprendre rapidement une situation. Par exemple, une solution d’analyse de données permet aux élus de comparer les dépenses à leurs prévisions budgétaires pour comprendre quels sont les coûts sont au-dessus des estimations et quelles décisions prendre pour maintenir la bonne santé financière de la collectivité.

Avec une bonne plateforme d’aide à la décision, les membres du conseil municipal ont accès aux données immédiatement, et cette rapidité permet de prendre de meilleures décisions. Chaque service peut suivre précisément ses dépenses et l’évolution de la situation sur le terrain, ce qui rationalise les processus et limite les dépenses.

Comment utiliser les données dans ses décisions

Utiliser des données à jour

Les mairies ont besoin de données à jour. Par exemple, le logiciel d’analyse doit permettre de suivre les dépenses actuelles et de le comparer avec le budget prévisionel. La plateforme peut également évaluer les dépenses et les revenus d’un service par rapport aux années précédentes afin d’en déterminer les évolutions.

Autoriser un accès global aux données

Le plus grand nombre de fonctionnaire possible doit être en mesure de visualiser et d’interagir avec les données.

Créer des tableaux de bords

La capacité à créer des tableaux de bords se mettant à jour en temps réel est une composante essentielle d’une bonne solution opérationnelle d’aide à la décision. Une fois qu’un tableau de bord est configuré, un administrateur public doit pouvoir y revenir en un clic.

Utiliser un réseau pour en apprendre davantage sur les autres collectivités
Les solutions en réseau doivent permettre aux décideurs de se comparer aux autres collectivités. Par exemple, une ville qui souhaite revoir ses coûts dans le service X devrait être en mesure de voir combien les villes semblables alloue à une fonction similaire.

Partager et gérer l’information

En un clic, les élus et membres des services municipaux doivent pouvoir envoyer des analyses et des visualisations à leurs collègues, permettant aux différentes parties prenantes de se synchroniser les unes avec les autres. Ces analyses doivent être mises à jour automatiquement lorsque des données sont modifiées.

Les collectivités qui peuvent facilement partager des informations doivent également contrôler le flux d’information. La transparence est une composante essentielle de la vie publique, mais le public ne doit pas avoir accès à toutes les informations utilisées en interne. Une gestion rigoureuse des permissions est indispensable.

Comment partager et gérer l’information

Utiliser des permissions pour gérer l’accès

Les créateurs d’analyses et de visualisations doivent être en mesure de décider qui peut voir ces analyses, et à quel point le public peut explorer les données.

Simplifier la présentation des données

Les solutions d’analyse de données doivent permettre aux élus de faire passer des messages clairs sur la situation de la collectivité.

Conclusion

Les solutions d’analyse de données permettent aux collectivités de tirer pleinement parti de leurs données, ce qui conduit à de meilleures décisions. Les collectivités qui peuvent exploiter les plateformes d’analyses pour découvrir de nouvelles perspectives, prendre de meilleures décisions et contrôler l’information amélioreront significativement la qualité des services qu’ils fournissent à leurs citoyens.

Les changements technologiques rapides aident les collectivités à fournir des services de qualité aux citoyens. Les technologies du cloud et les solutions SaaS libèrent les administrateurs publics des contraintes des logiciels traditionnels, incapables de répondre aux besoins modernes. Les gouvernements qui adoptent ces nouvelles technologies d’analyse ouvrent la voie à des environnements riches en information qui garantiront des services publics de qualité et la satisfaction des citoyens.